| |||||
| |||||
Niektóre foldery udostępnione lub biblioteki dokumentów wymagają wyewidencjonowania pliku w celu pracy z nim, a potem zaewidencjonowania go z powrotem po zakończeniu wprowadzania zmian. Wyewidencjonowanie pliku daje gwarancję, że nikt inny nie może wprowadzać zmian do dokumentu podczas jego edycji. Dokument można wyewidencjonować i zaewidencjonować z biblioteki dokumentów lub aplikacji pakietu Microsoft Office. Inni użytkownicy nie zobaczą zmian do czasu ponownego zaewidencjonowania pliku.
Wyewidencjonowanie dokumentu powoduje, że inni użytkownicy nie mogą go edytować ani widzieć wprowadzanych w nim zmian. Aby zaewidencjonować dokument bez zapisania zmian, można użyć opcji Odrzuć zmiany i cofnij wyewidencjonowywanie na stronie Zaewidencjonowywanie. Wybranie jej powoduje utratę wszelkich zmian wprowadzanych w czasie, gdy dokument jest wyewidencjonowany. Dokument powraca do ostatniej zaewidencjonowanej wersji, a dla niezapisanych zmian nie jest przechowywana historia wersji.
Zaewidencjonowanie dokumentu powoduje, że inni użytkownicy, którzy mają dostęp do biblioteki dokumentów, widzą i mogą edytować dokument. Oprócz tego widzą oni zmiany wprowadzone w dokumencie. Podczas ewidencjonowania dokumentu dostępne są następujące opcje: